割り込みタスクに対処しよう!時間管理術『タスクシュート』を解説します

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皆さん、こんにちは。

1日の計画をしっかり立ててもそうそう計画通りにはいかないもの。
その最もたるものが”割り込みタスク”です。
集中していたのに突然鳴り響く電話。
急に話しかけられて用事を頼まれる。
様々なものがあなたの邪魔をしてきます。
今回はその”割り込みタスク”に対処するコツを解説します。

 

”割り込みタスク”を最初から計画に織り込もう

”割り込みタスク”に上手く対処するというのはどういうことでしょうか?
そもそも”割り込みタスク”の発生を自分でコントロールすることはできません。
ではどうするのか?
その答えは、”割り込みタスク”を最初から想定して行動を計画する、です。
”割り込みタスク”は絶対に発生すると腹をくくって行動するのです。

 

記録から”割り込みタスク”の時間を見積もろう

では具体的な話をしましょう。
”タスクシュート”の最初のステップ”記録する”ことを続けていると、1日の行動に対して計画通りの行動と予定外の行動の割合が分かるはずです。
予定外の行動こそが”割り込みタスク”です。
そしてその記録を分析していくと、1日にだいたいどれくらいの”割り込みタスク”が発生しているかが分かります。
日によってばらつきはあるでしょうが、だいたいこれくらいという見積もりはできるはずです。
ということは最初からこれくらいの時間は割り込まれるという前提で計画を立てれば良いのです。
”タスクシュート”では記録から計画が生まれます。
昨日もやったから今日もやるよね、と言った考え方です。
ですので、”割り込みタスク”も昨日これくらい発生したから今日もこれくらい発生するよねという考え方で構えるのです。
そうすることで割り込まれてもやろうと思っていたことはやり切れる計画になります。

 

”割り込みタスク”自体を減らす努力もしよう

もちろん、”割り込みタスク”自体を減らす努力はした方が良いと思います。
例えば集中したい時間帯は誰からも干渉されない場所に移動するとか、その間は携帯電話もオフにしておくとか。
そのような工夫も大事だと思います。
しかし、計画通りに事が進まないためにストレスを溜めるくらいなら、いっその事割り込まれることすら計画にしてしまおう、そう考えるのが”タスクシュート”です。

 

まずは現実を受け止めてから改善に取り組もう

”割り込みタスク”を計画に織り込むことによって、あなたが1日でやれることは劇的に減ったかもしれません。
しかし、それが現実です。
1日あるからたっぷりやりたい事がやれると思い込んでいても、実際はこれっぽっちしかやれないのです。
”タスクシュート”は現実を受け止めます。
まずは現実を受け止めた上で理想に近づけるための努力をしましょう。
理想と現実のギャップにイライラしている場合ではないのです。

 

”割り込みタスク”の計画はセクション毎に分けて配置しよう

最後に”割り込みタスク”を計画に織り込む具体的な方法について解説しましょう。
例えば昨日は”割り込みタスクが”3時間分あったから、今日の計画には”割り込みタスク”を見積もり時間3時間で計画しよう、とするのはいけません。
せっかく予算オーバーの計画にならないためにセクションに分けて計画しているのです。
一番良いのは、セクション毎に”割り込みタスク”を分散させて配置することです。

私は各セクションの頭に”セクションタスク”というものを配置させ、それを”割り込みタスク”や見積もり通りにタスクが終わらなかった場合のバッファーとして活用しています。

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一番上のタスクのことですね。
しかも”セクションタスク”には各セクションの名前をつけています。
気持ちの問題みたいなものです。

このような感じに”割り込みタスク”を配置しておくと、計画を立てる際に予算オーバーの計画にならずに済みます。
各”セクションタスク”の見積もり時間はセクションによって変えましょう。
”割り込みタスク”が多い時間帯というのもあるはずです。
例えば朝の早いうちは割り込まれにくいが、お昼前は割り込みが多いなどです。
朝のセクションの”割り込みタスクは”10分にして、お昼前のセクションの”割り込みタスク”は30分にするなど、上手く見積もり時間を設定することでより実現しやすい計画を立てることができます。

 

まとめ

今回は”割り込みタスク”への対処法を解説しました。

”割り込みタスク”はあらかじめ計画に織り込んでしまいましょう。
毎日つけている行動記録から”割り込みタスク”の見積もり時間を割り出しましょう。
見積もり時間はアバウトで構いません。
繰り返していくうちに見積もりの精度は上がりますし、”割り込みタスク”はどうせ自分でコントロールできないのだから、多い日もあれば少ない日もあります。
予定よりも少なかったら計画以上のことができるだけですし、予定よりも多かったら諦めて計画を変更しましょう。
結局計画を変更することになるとしても、”割り込みタスク”を計画に織り込まなかった場合と比べると計画通りに進む割合が高いです。

”割り込みタスク”はセクション毎に分けて配置しましょう。
割り込まれやすい時間帯には多めに時間を配分して、割り込まれにくい時間帯には少なめに配分しましょう。
”セクションタスク”として”割り込みタスク”を配置しておくと色々と便利です。
”割り込みタスク”を上手く計画に織り込むことによって、実現しやすい計画を立てましょう。

それでは今日はこの辺で。

ありがとうございました。

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