STEP5″選択する”!最強の情報整理術『GTD』を解説します

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皆さん、こんにちは。

今日はいよいよGTD最後のステップ”選択する”を解説します。
これまで築きあげてきたプロジェクトリストから今やること、今日やることを選択しましょう。
時間をかけて手入れをしたプロジェクトリストだからこそ、自信を持ってやることを選択できるのです。
それではプロジェクトリストの中から最適なタスクを”選択する”コツを解説してきましょう。

 

 プロジェクトリストから次にとる行動を”選択”しましょう

これまでのすべてのステップを通ってきたあなたの目の前には隅々まで整理されたプロジェクトリストがあるはずです。
使えるエネルギー、自分の置かれた状況、使える時間、優先順位などを考慮して最適な次にとる行動を選びましょう。
私が一番考慮するのは優先順位です。

 

優先順位の高いタスクからこなしましょう

GTDには明確な優先順位の概念がありません。
もちろん、それなりに優先順位の高いプロジェクトはあります。
レビュー頻度の一番高いプロジェクトです。
ただしその中での1番2番は決めません。
なぜならその時々によって優先順位は変わるからです。
優先順位はその時々で判断できれば良いのです。

 

エネルギーを使うタスクは午前中にこなしましょう

使えるエネルギーというのも重要な概念です。
人間どんな時でも全力を出せるわけではありません。
一番力が出るのは普通は午前中の早い目の時間帯のはずです。
夕方にとてもヘビーなタスクをこなせる人は少ないでしょう。
エネルギーがあるうちにヘビーなタスクを、をキーワードにしましょう。

 

”コンテキスト”を考えてタスクを選択しましょう

使える状況についても考えてみましょう。
GTDではそのタスクを行える状況を”コンテキスト”と呼びます。
例えばパソコンを使うタスクはパソコンの”コンテキスト”を、A課長がいないとできないタスクにはA課長の”コンテキスト”を付けます。
OmniFocus2だと”コンテキスト”機能があるので、あらかじめ設定しておいた”コンテキスト”から最適なタスクを選びましょう。
Evernoteだと”コンテキスト”機能はありませんがタグ機能を上手く使えば”コンテキスト”の代わりになります。

 

使える時間を考慮してタスクを選択しましょう

使える時間についても重要な概念です。
次の予定まで10分しか時間がない時に30分かかるタスクをやりきることはできません。
時間に関しては別の機会に解説する”時間管理術”と深く関わっています。
”時間管理術”で使える時間を明確にした上で自分が使えるエネルギー、状況が許す上の優先順位の一番高いタスクを選択し実行しましょう。

 

プロジェクトリストからタスクを選択して計画を立てましょう

最後に、”選択する”の集大成である計画の立て方について。
上では計画などなくて今やることを選択するようなシチュエーションで解説していました。
しかし、実際はその日の初めに計画を立てるなど、計画を立てて行動する人が多いと思います。
私もそうです。
計画を立てるのには”時間管理術”が重要なので、また別途詳しく解説しますが、1日をシミュレーションして時間帯ごとにやることを並べていきます。
朝の早い時間帯にはエネルギーを使うタスクを、タスクとタスクの隙間には短時間でできるタスクを、家にいる時間帯に家でやるタスクをなど、状況を想定しながら並べていきましょう。
計画を立てることができたら後は計画に従ってタスクをこなしていくだけです。
それが難しいのですが。
そのコツも”時間管理術”の解説のところで詳しく解説しましょう。

 

まとめ

今回はGTDの最後のステップである”選択する”を解説しました。
これまでのステップで整理されたプロジェクトリストから使えるエネルギー、自分の置かれた状況、使える時間、優先順位などを考慮して最適な次にとる行動を選びましょう。
1日の初めに1日をシミュレーションしながらタスクをどんどん選択していき、1日の計画を立てましょう。
こうして立てた計画のタスクを上からひとつひとつこなしていくことによってスッキリした頭で1日を終えることができるでしょう。
これこそがGTDの目指すべき姿です。

それでは今日はこの辺で。

ありがとうございました。

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