新入社員必見!?タスク管理に取組むならまず実践してもらいたいたったひとつの方法

皆さんこんにちは、ナベ(@naoki_watanabe)です。

あっという間に1週間ほど過ぎてしまいましたが、4月で社会人になった皆さんおめでとうございます。

実は私は職場の新人育成工場と化していて、これまで何人もの新入社員を指導してきました。

新入社員の指導にはかなり自信があります。

そんな私が新入社員の皆さんには是非実践してもらいたいのがタスク管理です。

管理を制する者は全てを制する、というわけですね。

というわけで今回は新入社員向けにタスク管理に取組むならまず実践してもらいたいたったひとつの方法を紹介します。

タスク管理マニアの私が送る新入社員向けタスク管理術

何を隠そう私はタスク管理マニアで、当ブログでもタスク管理に関する記事を多数書いてます。

私の中ではタスク管理のゴールはGTDタスクシュートのコラボなのですが、新入社員の皆さんにいきなりそんな複雑なことを言っても理解できなくて続けられなくて辞めてしまうのが関の山です。

そこで今回は最低限これだけはやっておけという方法を紹介します。

たった4つの手順をこなすだけのシンプルなタスク管理

新入社員は幸いにして複雑な業務は任されません。

期日も当日のうちかせいぜい翌日くらいでしょう。

今のうちに自分なりのタスク管理方法を確立しておくチャンスです!

私が今回紹介するタスク管理方法のステップを大まかに書くと

  1. 1枚の紙に自分が抱えている業務を全て書き出す(業務一覧表作成)
  2. 業務一覧表を見て今すぐできる行動にピンと来なければピンと来るまで細分化して業務一覧表に記入する
  3. 細分化された業務をひとつづつこなす
  4. ひとつひとつの業務にかかった時間をざっくりで良いので業務一覧表に記録する

たったこれだけです。

これだけ実践すれば他の同期と比べ物にならないくらいのアウトプットが出せます。

次から各ステップを細かく解説しますよ。

1. 業務一覧表作成

1箇所に全てのタスクを集めるのはタスク管理の基本中の基本です。

システム手帳やデジタルツールなど凝ったアイテムを使いたくなるものですが、ここはぐっと堪えてアナログな1枚の紙を使いましょう。

やり方にこだわるのはタスク管理に慣れてからで良いのです。

紙はA3用紙を縦にして使うのがオススメです。

その方が多数のタスクを書き出せますから。

まずは忘れないうちに指示されたタスクを順番に全て書き出しましょう。

その時に注意したいのは、タスクとタスクの間に十分なスペース(2〜3cmくらい)を確保しましょう。

次のステップでそのスペースを活用するためです。

また必ずタスクの漏れが無いようにしましょう。

漏らしたらタスク管理の意味がなくなってしまいます。

全てのタスクを自分のコントロール化に置く。

それがタスク管理の目的ですよ。

2. 業務を細分化する

業務一覧表に書かれている業務を見て今から自分が何をすれば良いのか考えてしまうようでは動けません。

"書類のコピーを取る"などでしたら単純明快ですが、"飲み会を開催する"だったら何をすれば良いですか?

「まず出欠を取らなくてはいけないなあ。」

「となると名簿が欲しい、作ろう。」

「出欠を取ったら1番人が集まるもしくは重要人物が主席できる日時で決定しよう。」

「お店はどうしよう?広さは?雰囲気は?適切なお店を探さなきゃ…」

他にもありますがこのような感じでどんどんやることを細分化していき業務の下に書き出していきましょう。

具体的な行動が分かってすぐに動けるところまで細分化しないと意味がないですよ!

3. とにかくタスクをこなす

細分化された業務一覧表に従ってとにかくタスクをこなしていきましょう。

このステップではあまり深く考えずにとにかくやりましょう。

あれこれ考えながら動いていたのでは手が止まってしまいます。

1度手が止まってしまったら再び動き出すのに時間がかかってしまうし、ひどい時にはもう動き出せないかもしれません。

このステップまで来て上手くいかなかった場合は2.のステップが間違っていたのです。

その時は結果が出てから2.のステップを振り返って次に繋げれば良い。

4. ひとつひとつのタスクに記録を残す

3のステップのひとつひとつのタスクは完了したら、かかった時間をざっくりで良いので記録しましょう。

業務一覧表のタスクの横に書いておくのです。

時間はホントにざっくりで良いですよ。

神経質になる必要はありません。

そこまでの細かさは用途的に不要なので。

このステップでやったことは何の役に立つの?

そう言わずよく見てください。

業務一覧表が手順書になっているのが分かりますか?

業務の内容が細かく細分化されておりかかる時間の目安まで書いてあります。

もう立派な手順書なのです。

次に同じタスクをこなす時はこの手順書を見れば何をすれば良いのか明確でやり易いです。

気がついたらPDCAを回している状態に

上記ステップを見て何か気づきませんか?

そう、一般的に言われるPDCAのステップになっているのです。

手順書が完成するので、後は問題があれば改善したら良いんです。

PDCAを毎日、毎週、毎月回していけば必ずあなたは進化してアウトプットの質が高くなっていきます。

日々の進化の積み重ねが数年後には大きな力となってあなたを助けます。

今回紹介したやり方はPDCAを身に付ける練習としてはうってつけの方法です。

GTDとタスクシュートにも繋がる

更に大きなことを言います。

今回紹介したやり方は突き詰めていくとGTDタスクシュートになります。

もっと上手くやりたい、そう思ったらシステム手帳でもデジタルツールでもなんでも導入しましょう。

そしていつかは私のブログを読んでGTDタスクシュートを身に付けて、タスク管理マスターになってくださいね。

私もタスク管理マスターを目指して日々試行錯誤しています。

まとめ

今回は新入社員の皆さんに是非身に付けてもらいたいタスク管理の方法について書きました。

"新入社員 タスク管理"で検索する、あるいはタスク管理の勉強をすると理解できないような高度な要求がたくさん出て来ます。

それは実践する気になれませんよね。

私が書いた方法は全てのタスク管理の基本で単純明快です。

簡単に言うとPDCAを回せ!

それだけなんです。

PDCAを回す具体的な方法が私が紹介した方法です。

本当に最低限のことしか書いていないので、物足りなくなったら自分で改善を積み重ねていけばもっともっと精度の高いタスク管理になります。

そしていつかはGTDタスクシュートにたどり着いていただけると幸いです。

それでは今日はこの辺で。

ありがとうございました。