やりたいことがやれる!時間が確保できる!タスク管理のコツをお伝えします

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皆さん、こんにちは。

平日仕事をこなしつつ育児にも参加したい、自分の好きなこともしたい、となるとどうしても時間が足りなくなってしまいますよね。
1日30時間くらいあれば良いのに、と思っても時間は平等に24時間しかない。

というわけで、今日はそんな悩みを持つ忙しい皆さんに私がやっているタスク管理のコツを紹介したいと思います。

 

仕事に追われて帰っても何もできなかった日々

タスク管理を上手くやれるようになってそれなりにやりたいことができるようになった私ですが、元々は毎日夜遅くまで残業し、疲れ果てて帰宅して、ご飯を食べて風呂に入って寝るだけの毎日でした。
朝は妻がまだ寝ている時間に家を出て、帰っても既に妻は寝てしまっている。
夫婦の会話もほとんどなく、寂しい毎日を送っていました。
それでいて共働きだったので家事は分担制で、私の分はこなさなければならない。
今考えると地獄のような日々でした。 

そんな日々を続けた私はとうとう体を壊してしまいます。
このままではいけない、そう思い試行錯誤して今のタスク管理方にたどり着いたのでした。

 

タスク管理が分かってくると時間をコントロールできる

何に何分使うか。
自分が抱えている仕事がどれくらいあって、それぞれどんな状況で、今日はどこまでやって帰れば良いのか。
それらをコントロールできないと、自由な時間は生み出せません。
逆にコントロールできていると、自信を持ってスッキリした気分で定時で帰れるし、空いた時間で自分の好きなことができます。

じゃあどうやってコントロールするか?
その答えが”情報整理術”と”時間管理術”です。

 

頭に中にある「気になること」を全てコントロールする”情報整理術”

私はGTD (getting things done)という”情報整理術”を使っています。
米国のデビッド・アレン氏が提唱している”情報整理術”で要約すると、

  • 頭の中の「気になること」を全て頭の外に追い出す。
  • それら全ての「気になること」について、求めるべき結果と次にとるべき行動を決める。
  • そうして決めた、とるべき行動を信頼できるシステムで管理し、定期的に見直す。

となります。

自分の記憶に頼ることはないので頭の中は常にスッキリしているし、全体を俯瞰した上で自分が取るべき行動が明確になるので、自分の行動に自信が持てます。
使用するツールとしてはアナログ、デジタル、何でも良いのですが、自分は”OmniFocus2”というアプリを使って信頼できるシステムを構築しています。

 

使える時間が目で見える”時間管理術”

時間管理術として私が使用しているのは”タスクシュート”という手法です。
タスクシュートとは、自分の時間の使い方を記録し、記録から自分のルーチンタスクとその所要時間を見出し、ルーチンタスクの量を正確に把握することで、自分が自由に使える時間を知る”時間管理術”で、シゴタノの主催者である大橋悦夫さんが提唱されています。

1日のうち自分が自由に使える時間はどの時間帯に何分あるのかが分かり時間を効率的に使うことができるし、このまま行くと今日は自分が何時に就寝できるかが一目で分かるため、軌道修正がしやすく、とても重宝しています。
私が使用しているツールはiPhoneアプリの’’たすくま”になります。

 

”情報整理術”と”時間管理術”の融合

今回一番大事なところはここです。
どちらか一方だけをやっていても完璧ではありません。

”情報整理術”で自分が次にすべきことを明確にし、”時間管理術”で把握した自由時間に確実にそれらを実行する。

そして再び”情報整理術”で「気になること」の進捗状況をメンテし、次にやることを明確にする。
この繋がりこそが、やりたいことがやれる、時間が確保できるタスク管理を生み出すのです。

この考え方ははまラボのはまさんの影響を受けています。
気になる方は是非はまラボも参照してみてください。

 

まとめ

今回はタスク管理のやり方として”情報整理術”と”時間管理術”を駆使すればやりたいことがやれる、自由時間が確保できるということをお伝えしました。
しかし、全体の流れを紹介することを重視しましたので具体性には欠ける記事となってしまいました。
次回からはGTD、タスクシュートの具体的な説明、実施例の紹介をやっていきたいと思います。

それでは、今日はこの辺で。

ありがとうございました。