まさにストレスフリー!最強の情報整理術『GTD』を解説します

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皆さん、こんにちは。

“情報整理術”と”時間管理術”の組み合わせでやりたいことが自由自在にやれるようになるということを前回お伝えしました。
その”情報整理術”として紹介したGTD (getting things done)について、今回からしばらく詳しく紹介していきます。
今回はその概要をお伝えします。

GTDを駆使してあなたもストレスフリーに情報整理をできるようになりましょう。 

 

GTDの5つのステップとは?

GTDとは米国のデビッド・アレン氏が提唱している情報整理術です。
現代社会では様々な情報が飛び交っています。それもスピーディーに。
絶えず飛び込んでくる情報を適切に処理していかなければどんどんストレスが溜まってしまう。
難しい世の中になってしまったものです。
そんな現代だからこそ、ストレスフリーに情報が整理できる術が必要なのです。
GTDでは以下の5つのステップに従って情報を処理することによってストレスフリーな情報整理を実現します。

  1. 集める
  2. 仕分ける
  3. 収納する
  4. 更新する
  5. 選択する

 

まずはとにかく1箇所に集めてみる

GTD最初のステップは”集める”です。
自分が気になっていることが全部でどれくらいあるか見極めることが頭をスッキリさせるためには必要です。
初めて”集める”時はとにかくひたすら気になっていることを1箇所に書き出しましょう。

書き出す場所は紙のメモ帳でもノートでも、Evernoteなどのデジタルツールでも何でも構いません。
GTDではそれを”Inbox”と呼びます。
色々書き出しているとついつい書き出したことについてじっくり考えたり分類しようとしたりしてしまいたくなると思いますが、ここはグッとこらえて”集める”ことだけに集中しましょう。
そうしないと手が止まってしまって、そのうち”集める”のが嫌になってしまいます。
”集める”ことに集中した方が結果的には効率が良いのです。

これ以上思いつかなくなってもノートや付箋、メールなど隅々まで確認してひたすら集めましょう。
もうこれ以上確認する場所がない、というところまで行ったらとりあえず終了です。
ちなみに、2回目以降で”集める”場合は何か思いついた時に都度”Inbox”に書き出していけば良いです。
1回目はひたすら書き続けるので大変ですが、2回目以降は都度で良いので結構楽です。
ですが忘れてしまっては意味がないのでとにかくすぐに書き出しましょう。

 

集めたものをひとつずつじっくり確認して仕分けよう

とりあえず”集める”ことが終わったら、Inboxの中身を上から順にじっくり確認していきましょう。
まずは行動する必要があることなのか、それともただ後で参照するための資料なのか、それとも必要のないものなのか、見極めていきましょう。

行動する必要があることはまずは2分以内に実行可能か考えましょう。
2分以内に実行可能な場合はすぐにやってしまいます。
2分以上かかりそうなことは次にとる具体的な行動を明確にして書き出します。

とにかくInboxの上から順番に仕分けていきます。
Inboxの中身について最後まで一通り確認が済んだら仕分けのステップは終了です。

 

仕分けたものを適切な場所に収納しよう

前のステップで仕分けたものについてひとつひとつ収納していきます。
必要のないものはゴミ箱に、資料はすぐに取り出せるようにファイリングしておきます。
次にとる具体的な行動に関しては”プロジェクト”を作って収納していきます。

この”プロジェクト”の概念が少し難しいかもしれません。
GTDで言うところの”プロジェクト”は、一般的なプロジェクトとは少し違います。
目的を達成するために複数の行動が必要なものを”プロジェクト”と呼びます。
目指すべきゴールを”プロジェクト”名とし、どんどんプロジェクトを作っていきましょう。
”プロジェクト”の作り方には色々とコツがあるのですが、それは別の機会に詳しく説明します。

ここまでやると自分が取り組むべきことが明確になっており、非常に頭がスッキリします。
そう、”プロジェクト”リストの次にとるべき行動を実行すれば良いだけなのですから。

 

”集める”、”仕分ける”、”収納する”を定期的に最新の状態にしよう

せっかく時間をかけて次にとるべき行動を明確にしても、時間が経つとまた新しい気になることが頭の中を支配し始めます。
そしてそのまま放置しておくとまた頭の中がごちゃごちゃしてきます。
大事なのは定期的に”集める”、”仕分ける”、”収納する”を実行することなのです。
そうすることでスッキリした頭をキープし続けることができます。
GTDは”情報整理”のテクニックですが、考え方・やり方は物の整理と変わりません。
頑張って部屋を整理しても放置しておくとまたぐちゃぐちゃになってしまいます。
”情報整理”も物の整理も、定期的に繰り返し行うことが大切なのです。

 

使える時間、優先順位を考慮して最適な行動を選択しよう

使える時間はどれくらいか、何ができる状況か、自分自身の使えるエネルギーはどれくらいか、優先すべき行動は何か、リスト化された次にとるべき行動全体を俯瞰しながら適宜選択し、実行していきます。
この状態にたどり着くには常に自分の頭の中が整理され、自信を持って次にとるべき行動は全て把握できていると言える状況になっている必要があります。
これまでのステップはこのためにあると言っても過言ではありません。
スッキリした頭で最適な次にとるべき行動を選択し、次々に実行・完了していくと頭の中がドーパミンで満ちていきます。
本当に気持ちの良い状態です。
この境地に達するために時間をかけて5つのステップに取り組むのです。
十二分に元は取れますので大丈夫です。

 

まとめ

今回は ざ〜っとGTDの流れについて解説しました。
GTDは5つのステップで成り立っていること、それは全て頭の中をスッキリさせるためであることを分かっていただけたと思います。
しかし、今回の記事だけ読んでいてもまだまだGTDは実行できません。
私は”Inbox”として”OmniFocus2”というデジタルツールを使用していますが、その実施例を含めて具体的なGTDのやり方を次回から紹介していきます。

それでは、今日はこの辺で。

ありがとうございました。

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