STEP1″集める”!最強の情報整理術『GTD』を解説します

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皆さん、こんにちは。

前回はGTDの5ステップを紹介しました。
今回はそのうちの最初のステップ、”集める”について、具体的なやり方も含めて詳しく解説していきます。

気になっていることを全て1箇所に集めて、全てを把握できているという安心感を得ることが重要です。
ただし、やりきるにはちょっとしたコツが必要になってきます。

 

”集める”ためのツールは何でも良い

頭の中にある気になることをとにかく1箇所に書き出しましょう。
まずは書き出す場所を選んでください。
メモ用紙?手帳?Evernote?何でも良いです。
私はデジタルツールのOmniFocus2に書き出しています。

 

OmniFocus2で”集める”場合はiPhone版が便利

OmniFocus2はmac、iPhone、iPadで使えます。
”集める”のステップでは基本はiPhoneを使用しています。
職場にはmacやiPadはないし、思いついたことをすぐに書き出すにはいつも携帯しているiPhoneが便利なのです。
iPhoneを使えない状況では紙のノートに書き出しています。
それを時間がある時にOmniFocus2に転記します。

 

”集める”の効能はスッキリ感

少し面倒に感じるかもしれませんが、1箇所に書き出すことが大切です。
色んな場所に書き出すと、結局自分の頭の中にある気になること全てを把握するのが難しくなるし、スッキリ感も弱くなります。
1箇所に集めることで、もうこれ以上はないというスッキリ感、安心感を得ることができます。

 

書き方にルールはない

では頭の中にある気になることの書き出し方のコツを紹介しましょう。
まずは初めて”集める”時のやり方。
最初はとにかく思いつくことを書き出しましょう。
書き方にはルールはありません。
文章になっていても名詞だけでも何でも構いません。
自分で後で分かるなら何でも良いです。
ここで、私がOmniFocus2で入力した例をお見せしておきます。

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思いつかなくなってからが本当の勝負

そろそろ思いつかなくなってきましたか?
まだまだこれからです。
初めて”集める”時はトコトンやらねば。
あなたに情報をインプットするツールは何がありますか?
愛用している手帳?メール?
後で読もうと思ってブックマークしておいたWEBの記事?
それらを確認すると気になることはまだまだ出てくるはずです。

 

”受け身のInbox”と”マスターInbox”

やるべきことを書き出しているツールをGTDでは”Inbox”と呼びます。
私に言わせると、正確には”マスターInbox”ですかね。
”Inbox”は情報をインンプットしてくるものです。
それらを意図的に1箇所に集める場所が”マスターInbox”、メールやWEBの記事のような自分で集めたわけではないけれどインプットしてくるものを”受け身のInbox”と呼んでいます。
頭の中も”受け身のInbox”かもしれません。
全ての”受け身のInbox”から気になることを”マスターInbox”に”移動させることこそが”集める”ということです。
全ての気になることを”マスターInbox”に書き出したら”集める”のステップは終了です。

 

初めての”集める”にはたっぷり数時間確保しよう

初めて”集める”と下手すると数時間はかかります。
そんなに時間が確保できないという人は数日間30分ずつでも良いので確保してとにかく集めましょう。
でも、できれば1日で良いので数時間”集める”ために確保していただきたいです。
そして”集める”だけで頭がスッキリすることを体験していただきたい。
そうすれば、”集める”ことが習慣になるでしょう。

 

2回目以降の”集める”は都度書き出せばOK

最後に、2回目以降の”集める”は、思いついたらすぐに”マスターInbox”に書き出しましょう。
”マスターInbox”に書き出せない状況の場合はノートなどの”受け身のInbox”に一旦書き出し、後で”マスターInbox”に転記しましょう。
都度書き出していくので1回目の”集める”のに比べたら2回目以降は非常に少ない時間で済みます。
1日30分も見ておけば良いと思います。

 

まとめ

今回は”集める”ステップをコツの紹介などを踏まえながら紹介しました。
数多くある”受け身のInbox”から気になることを洗い出し、”マスターInbox”に書き出しましょう。
まずは自分にとっての”受け身のInbox”には何があるのか考えてみてください。
”マスターInbox”は何でも良いので何かひとつ決めてください。
私はデジタルツールをお勧めします。
なぜなら、修正したり並び替えたりが容易だからです。

”集める”だけでも頭の中は非常にスッキリします。
今回ご紹介したコツを知れば、”集める”のが容易になること間違いなしです。
是非テクニックを身につけてもらってスッキリした生活を満喫してください。

それでは今日はこの辺で。

ありがとうございました。

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