STEP3″収納する”!最強の情報整理術『GTD』を解説します

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皆さん、こんにちは。

今回はGTDの第3ステップである”収納する”について、詳しく解説します。
前のステップで仕分けたものを適切な場所に収納していきます。
情報整理だけでなく物の整理でも重要なステップですよね。
ここまで出来ればかなり頭がスッキリしているはず。
頑張ってやり方をマスターしましょう。

 

 プロジェクトを作ろう

”収納する”のステップで一番重要なのは”プロジェクト”の概念です。
GTDでは目的を達成するために複数の行動を必要なものを”プロジェクト”と呼びます。
前回”ブログを更新する”を細かく分けました。
それらを使ってプロジェクトの作り方を説明しましょう。

 

プロジェクトの名前を決めよう

まずプロジェクトの名前を決めます。
プロジェクトの名前は目標が分かるものが良いです。
今回は目的は目標は明確なので”ブログを更新する”にします。
プロジェクトの名前が決まったら次はプロジェクトの期限を決めて記入します。
プロジェクトによっては目的も書いておいた方が良いかもしれません。
最後にプロジェクト名の下に具体的な実施事項を並べます。

色々なツールで以上のことを行った結果の絵をお見せします。
まずは私が作っているOmniFocus2です。

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プロジェクトに期限を入れると連なるタスク全てに同じ期限がとりあえず入ってしまうので分かりづらいかもしれませんね。
次はEvernoteでの例です。

スクリーンショット 2016 02 13 8 18 05

Evernoteにはチェックボックスがあるので連なるタスクにはチェックボックスをつけておくと実行するステップで役立ちます。
テキストエディタでもEvernoteと同じようにやれます。
チェックボックスは使えませんが、[ ]で代用すればオッケーです。

 

プロジェクトにステータスを付けよう

さて、ここまででプロジェクトを作りましたが、プロジェクトにステータスを付けて各プロジェクトがどんな状態か分かるようにしておくともっと良いです。
ステータスの付け方には色々やり方があります。
使用するツールによってオススメが違います。

まずはOmniFocus2の場合。
OmniFocus2ではプロジェクトにステータスが付けられるのでそれをそのまま使います。
ステータスには、”アクティブ”、’’保留中”、”完了”、”取り止め”があります。

スクリーンショット 2016 02 13 22 21 09

”アクティブ”はその名の通り現在進行形、あるいは近いうちに実行するプロジェクトです。
私は1週間以内に実行するプロジェクトをアクティブにしています。

”保留中”は少し後にやろうと思っている、あるいはいつかやろうと思っているプロジェクトです。
少し優先順位が低めのプロジェクトですかね。

”完了”は全てのタスクが終わって完了したプロジェクトに使います。
”取り止め”は途中でやる気がなくなってしまったプロジェクトです。
むしろそうなったらすぐに消してしまうのであまり使いません。

ステータスを付けるのは少々面倒ですが、それがないとプロジェクトの優先順位が分かりにくいので絶対に付けましょう。

Evernoteの場合はプロジェクトにステータスを付けるのに少々工夫が必要です。
ステータスと言う概念がないですからね。
そこでノートブックのスタックという機能を使います。
複数のノートブックをまとめるフォルダのような役割ですね。
スタックにそれぞれのステータスの名前を付けて、そのステータスのプロジェクトを格納します。
そしてステータスが変わったらプロジェクトを別のスタックに移動するのです。

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こんな感じでしょうか。
ステータスの付け方は色々工夫ができるかと思います。
OmniFocus2ではステータスはカスタマイズできませんし、次回に解説するレビューという機能があってその頻度の設定を上手く使えば4つのステータスがあればなんとかできますが、Evernoteでは工夫した方がさらに使いやすくなります。

例えばこんな風とか。

スクリーンショット 2016 02 13 22 28 03

どんなステータスを作ったらやりやすくなるかは人によって違うと思いますので、色々試行錯誤してやりやすい分け方を見つけてください。

 

資料も収納しよう

プロジェクトを作ってステータス通りの場所に収納したら、次は資料の収納です。
資料とは行動を必要としない情報のこととします。
二度と見ないものだったらゴミ箱に捨てましょう。
今後も必要に応じて見ることがあるならば、いつでも取り出せるようにファイリングしましょう。
ここで言うファイリングとは、紙の資料をファイルする意味でもありますし、電子ファイルを適切なフォルダに保管するという意味でもあります。
いつでも取り出せるように名前の付け方、収納する場所を工夫しましょう。
この辺になってくると情報整理と言うより物の整理の領域になってきますので、ここでは詳しい説明は割愛します。

 

まとめ

今回は”収納する”のステップを解説しました。
目的を達成するために複数の行動を必要なものを”プロジェクト”と呼びますが、プロジェクトを作っていつ見ても目的と目標、それに対する進具合が分かるようにしましょう。
また、各プロジェクトにはステータスが分かるように場所に名前をつけて収納しましょう。
プロジェクトのステータスは次のステップの”更新する”で特に役立ちます。
資料は必要があるものだけ適切な場所にファイリングしましょう。

ここまで出来れば一旦は情報整理は完了です。
自分で整理した情報を見渡してみてください。
自分がやるべきことが一目瞭然です。
実に頭がスッキリしますね。
時間をかけて整理した甲斐があったというものです。

それでは今日はこの辺で。

ありがとうございました。

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