STEP4”更新する”!最強の情報整理術『GTD』を解説します

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皆さん、こんにちは。

GTDの解説もいよいよ大詰めに突入しました。
これまで解説してきた”集める”、”仕分ける”、”収納する”に続く第4のステップ”更新する”を解説します。

どれだけ情報を整理しても定期的に更新して整理された状態を維持しなければすぐにぐちゃぐちゃになってしまいます。
ただ、これまでしてきたことを定期的行うのは非常に面倒臭いです。
続けるためのコツを詳しく解説していきましょう。

 

”日次レビュー”と”週次レビュー”

”更新する”とはその名の通りこれまで行ってきた”集める”、”仕分ける”、”収納する”を定期的に最新の状態にするということです。
GTDでは”レビュー”という言葉が使われます。
”レビュー”の中で一番核となるのが”週次レビュー”です。
週に1回 ”集める”、”仕分ける”、”収納する”を実施し、全面的にタスクリストを最新の状態にするのです。
ただし、週に1回しか”レビュー”を行わなかったら”週次レビュー”はとんでもない時間がかかってしまい、毎週行うのが億劫になってしまいます。
そこで、毎日少しずつレビューを行うのが”日次レビュー”です。
”日次レビュー”を毎日実施し、ある程度整理された状態で”週次レビュー”を実施すれば”週次レビュー”の負担が軽くなります。
使ったものは毎日の終わりに全て元の場所に戻すのが”日次レビュー”で、1週間の汚れを取り除くために部屋全体を掃除するのが”日次レビュー”のようなイメージでしょうか。

 

”日次レビュー”でアクティブなプロジェクトを見直そう

ここからはまず日次レビューのやり方を紹介します。
日次レビューのやり方は明確には決まっていないのですが、私のやり方はこんな感じです。
まず、その日1日で溜まった”Inbox”の中身を仕分けて収納します。
1週間分をまとめてやるのは大変ですが、1日分だけならなんとかなると思います。
次にその日にやろうとしていたことを見直して進捗をメンテします。
最後にステータスがアクティブなプロジェクトを全て確認します。
確認する中身は、プロジェクトの目標、中身が変わっていないか?です。
アクティブ以外のステータスのプロジェクトは”週次レビュー”でレビューします。

 

”週次レビュー”で全てのプロジェクトを見直そう

続いて、”週次レビュー”のやり方を解説します。
と言っても、全てのステータスのプロジェクトを一通り確認する、プロジェクトのステータスを見直すだけです。
それが結構大変なんですが…
それでも”日次レビュー”をやっているおかげでアクティブなプロジェクトだけでも整理された状態になっているので非常に楽になっているのです。

 

プロジェクトのステータスによって”レビューの”頻度を変えよう

最後に、プロジェクトのステータスによってレビューの頻度を変えることについて解説します。
アクティブなプロジェクトと保留中のプロジェクト、全てを毎日見直すのは大変だし必要もありません。
毎日見直したところで保留中のプロジェクトは早々変わるわけではありません。
大事なのは、必要以上のものは見ないことです。
必要以上の情報は頭を混乱させます。
必要な時に必要なものだけ、です。

 

OmniFocus2での”レビュー”について

OmniFocus2には”レビュー”という機能があります。
そしてレビューの頻度をプロジェクトひとつひとつに対して設定できます。
ですので重要なプロジェクトは毎日、そこそこのプロジェクトは週1回、特に重要でないプロジェクトは月1回など、設定を使い分けることでスムーズな”レビュー”をすることができるのです。
OmniFocus2だと細かいステータスの設定は必要ないと前回お伝えしたのはこのためです。
レビューの頻度=プロジェクトの重要度=プロジェクトのステータスというような感じです。

 

Evernoteでの”レビュー”について

Evernoteを使用している場合はステータスによってレビューの頻度を決めましょう。
レビューの機能がなくてもステータスは自由に設定できます。
ステータス毎にレビューの頻度を決めることでこちらもスムーズな”レビュー”を助けてくれます。

 

まとめ

今回はGTDの4番目のステップである”更新する”について解説しました。
”日次レビュー”と”週次レビュー”を使い分けてスムーズにプロジェクトリストの更新を行いましょう。
”日次レビュー”でアクティブなプロジェクトの見直しを、”週次レビュー”では普段手入れができない細々としたプロジェクトの見直しを行いましょう。
OmniFocus2やEvernoteなど、ツールによって最適なレビューのやり方があるので各種ツールをうまく使いこなしましょう。

”レビュー”を上手く行うことによってスッキリした頭の状態を維持し続けられます。
そうすることで最後のステップである”選択する”を自信を持って行うことができるのです。

それでは今日はこの辺で。

ありがとうございました。

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