流れるような1日を!『タスクシュート』を使った時間管理術を解説します

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皆さん、こんにちは。

情報整理についてはGTDを使えばストレスフリーに実現できます。
しかし、情報整理だけではやりたいことを全て実行することはできません。
人間には1日24時間しか与えられていません。
その24時間を上手く使わなければやりたいことはいつまで経ってもできません。

というわけで、今回は時間管理術として”タスクシュート”を紹介します。
”タスクシュート”とはどういった時間管理術なのでしょうか?

 

”タスクシュート”とは?

“タスクシュート”とはシゴタノの主催者である大橋悦夫さんが提唱されている時間管理術です。
1分以上かかる全ての行動を記録し、その記録の中からルーチンタスクとその所要時間を正確に把握することで自分が自由に使える時間がどの時間帯に何分あるかが分かります。
今回から数回に渡りタスクシュートのやり方詳細の解説とコツをお伝えします。

 

”タスクシュート”に使用するツールを決めよう

まずは使用するツールから。
”タスクシュート”をやれるツールは3つあります。
1つ目は”TaskChute”です。
”TaskChute”は元祖”タスクシュート”ツールで、Excel上で動きます。
ということで実質Windows専用です。
提唱者の大橋悦夫さんが作られているので、”タスクシュート”の全てが実行できます。
正直これを使っとけば何も問題ないです。
強いて欠点を挙げるとしたら、パソコンが必要なのでいつでもどこでもやるというわけにはいかないところでしょうか。
職場のパソコンで仕事に使う分には問題ありません。

2つ目は”Toodledo”です。
”Toodledo”はGTDを実行するためのウェブツールですが、Chrome拡張機能の”EndTime2 for Toodledo” を入れることで”タスクシュート”ツールに変わります。
公式ツールではないですがちゃんと”タスクシュート”ができますし、”Toodledo”を普段使っている人には良いのではないでしょうか。

3つ目は”たすくま”です。
”たすくま”はiPhoneで”タスクシュート”ツールです。
製作者は大橋さんではないですが、公認の”タスクシュート”ツールとなっており、機能も”TaskChute” に劣りません。
しかもiPhoneアプリなのでどこでも持ち運べるという利点があります。
”TaskChute”だと席を離れている間は使えませんが、”たすくま”は離れていてもどこでも使えます。
私は”たすくま”を使っています。

使用するツールが決まれば後はどんどん使い込んでいくだけですね。

 

”タスクシュート”の最初にやるべきことは記録すること

ここから先は”タスクシュート”のフローを簡単に紹介していきます。
フローのひとつひとつについては別の機会に詳しく解説していきます。
まず初めて”タスクシュート”を始める場合、やるべきことは行動を記録するということです。
欲張って計画を立てようとか考えなくても良いです。
とにかく自分がやること全てについて、何に何分かけたかを記録していきましょう。
それを2、3日続けてください。
そうすると毎日やっているタスクがあることに気づくはずです。
それをリピートタスクとして登録しておきましょう。

 

リピートタスクが1日の計画を作ってくれる

リピートタスクとして登録しておくと、毎日、あるいは週の特定の曜日などに自動的にそのタスクが生成されます。
リピートタスクをどんどん登録していくと、朝起きた時点でその日の行動がたくさん生成されていることに気づくはずです。
おかげで計画を立てるのがとても楽になります。
何もしなくてもかなりのタスクが自動的に生成されますからね。
後は残った時間にリピートタスクではないタスクを並べて見積もり時間を入力すればあっという間に1日の計画ができてしまいます。

 

セクションの枠を意識して計画を立てよう

しかし、それだけでは使える計画にはなっていません。
本当にその計画は実現できるものになっていますか?
1日は24時間しかありません。
全てのタスクの見積もり時間を合計して24時間を超えていたら絶対にやりきることはできません。
24時間の範囲以内に収まるように注意しましょう。
でも、枠を24時間で考えるのは少し広すぎますよね。
そこで、1日を2時間のいくつかの節に分けましょう。
この節をセクションと言います。
各セクションを2時間で分けたのなら、全てのセクション内のタスクの見積もり時間の合計が2時間以内になるように調整しましょう。
これで今度こそ1日の計画の作成が完了しました。

最初に適当に作った計画と比べると格段に実現できる率が上がった計画になっているはずです。
ただし、まだまだ計画の実現を妨げる要素がたくさんあります。
そのひとつとして挙げられるのは計画になかったけれどもやることになってしまったタスク、通称”割り込みタスク”です。

 

”割り込みタスク”が計画の実現の邪魔をする

”割り込みタスク”には外部要因と内部要因があります。
外部要因はトラブルの対応や周りの人が話しかけたり用事を頼んでくるなどの場合ですね。
内部要因は計画にないことを自分でやってしまう、例えば勉強をしているのについついテレビを見てしまう、などですね。
それら”割り込みタスク”に上手く対処できないとあっという間に計画は破綻してしまいます。
その他計画を妨げる要因としてはエネルギーが足りなくてやろうと思っていたことがやれないということもあります。
これは初めから計画に無理があったのかもしれません。
全てを気合いで乗り切れるわけではないですから、できる限り自分のコンディションややる時間などを考えて計画を立てましょう。

 

タスクのレシピを作ろう

このように毎日”タスクシュート”で計画を立てて実行して、1日の終わりに結果がどうだったかを振り返って計画の立て方を改善していけば、いつの間にかタスクの最適なレシピが完成します。
それこそが”タスクシュート”の本当の効能なのです。
完成したレシピはあなたにとって本当に役立つものになるはずです。

 

まとめ

まずは”タスクシュート”を実行するツールを選択しましょう。
”TaskChute”、”Toodledo”、”たすくま”があります。

ツールが決まったら”タスクシュート”を実践しましょう。
”タスクシュート” の最初のステップは記録することです。
記録することを続けていくことでリピートタスクが増えていき、1日の計画を立てるのに役立ってくれます。

1日の計画は1日を何分割化してセクションを作り、セクションの中に収まるように調整しましょう。

計画を妨げる”割り込みタスク”に対処しましょう。
計画の立て方を工夫するだけでも対処できるようになるはずです。

”タスクシュート”を続けることでタスクのレシピを完成させ、最適な行動パターンを生み出しましょう。
それこそが”タスクシュート”の真のゴールです。

それでは今日はこの辺で。

ありがとうございました。

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